30
Dec

Tối ưu hóa không gian văn phòng

Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu 2007 – 2008 đã dẫn tới suy thoái kinh tế ở nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam. Nền kinh tế Việt Nam đã vượt qua khủng hoảng và phục hồi từ năm 2012 trở lại đây. Nhiều công ty mới được thành lập, nhiều văn phòng mở rộng nên nguồn cung văn phòng ngày càng khan hiếm. Trong điều kiện nguồn cung văn phòng vài năm tới được dự đoán khá hạn chế, các công ty sẽ gặp khó khăn trong việc mở rộng không gian làm việc. Như vậy, làm thế nào để có thể tăng quy mô nhân sự trong một khoảng không gian hiện hữu, khai thác tối ưu không gian văn phòng là vấn đề đang được đặt ra cho các nhà quản lý.

Xu hướng quản trị không gian văn phòng mới có 3 phương án:

  • Tập trung vào con người
  • Quy trình làm việc
  • Thiết kế không gian làm việc tối ưu

Để có thể thiết kế không gian văn phòng tối ưu, cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Các yêu cầu của bố trí văn phòng

Để có thể thiết kế không gian văn phòng tối ưu, cần đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Tận dụng tối ưu mặt bằng, sử dụng cơ động, tiết kiệm diện tích văn phòng
  • Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên
  • Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin
  • Tiết kiệm chi phí lắp đặt
  • Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động

Các phương pháp bố trí văn phòng

Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận

1. Văn phòng bố trí kín: là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây dựng ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết

toi-uu-khong-gian-van-phong-thiet-ke-van-phong-afa-design (1)

  • Ưu điểm: Bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận
  • Nhược điểm: Tốn diện tích, mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn

 

2. Văn phòng bố trí mở: Là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp.

toi-uu-khong-gian-van-phong-thiet-ke-van-phong-afa-design (2)

  • Ưu điểm: Tận dụng được diện tích mặt bằng, cơ động, nhân viên có cơ hội gần gũi nhau hơn.
  • Nhược điểm: Ồn ào, khó tập trung, tính bảo mật không cao.Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng

 

3. Văn phòng bố chí theo hướng phân tán: tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ văn phòng

  • Ưu điểm: nâng cao tính chủ động, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi…
  • Nhược điểm: không sử dụng hết công suất của thiết bị, nhân viên, chi phí lớn…

 

4. Văn phòng bố trí theo hướng tập trung theo địa bàn:

  • Ưu điểm: Dễ bố trí, sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ trung trang thiết bị và đơn giản thủ tục.
  • Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác.

 

5. Văn phòng tập trung theo chức năng: Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính

  • Ưu điểm: thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý
  • Nhược điểm: Dễ vi phạm cấp bậc

 

Để có một không gian văn phòng sao cho nhân viên của bạn hoạt động hiệu quả nhất, cần tính toán đến lĩnh vực kinh doanh và văn hóa của công ty bạn trước khi lựa chọn mô hình thiết kế văn phòng kín hay văn phòng mở.