Cạnh tranh với Văn phòng tại nhà
Theo cuộc khảo sát mới nhất sau đại dịch Covid, hầu hết các cá nhân và các nhà kinh tế đều nhận thấy rằng năng suất tăng lên nhờ làm việc tại nhà, với nhiều nhân viên bày tỏ rằng họ muốn làm việc tại nhà thay vì lên văn phòng làm việc. Chính vì thế mà rất nhiều lãnh đạo công ty đang phải vật lộn với việc làm thế nào để thu hút nhân viên quay lại văn phòng. Công ty sẵn sàng đưa ra các trợ cấp với các đặc quyền như đồ ăn nhẹ và bữa trưa do công ty cung cấp, cho rằng sự hợp tác, đổi mới và kết nối mạng là nhu cầu của những ngày làm việc tại văn phòng. Nhiều tổ chức đã giải quyết theo mô hình kết hợp, với bất kỳ nơi nào có từ 1 đến 3 “ngày làm việc tại văn phòng” được đề xuất hoặc bắt buộc, nhưng nhiều tổ chức bày tỏ khó khăn trong việc đưa nhân viên trở lại làm việc.
Trước đại dịch, xu hướng thiết kế nơi làm việc là mở rộng không gian với các văn phòng riêng tối thiểu để có mật độ làm việc nhiều nhất có thể. Kết quả là những văn phòng mở ồn ào. Giờ đây, khi các công ty yêu cầu quay lại văn phòng để nhân viên ngồi trong các không gian không phù hợp với công việc đang được thực hiện hoặc mang lại cho nhân viên bất kỳ lợi thế nào so với những gì họ có thể nhận được ở nhà khiến họ phải vật lộn để duy trì sự tập trung và thoải mái.
Không gian làm việc tại nhà khi dịch Covid xuất hiện (Sưu tầm)
Tạo không gian hỗ trợ văn hóa
Chúng ta có thể dễ dàng quan sát thấy rằng những gì mang lại năng suất cao trong không gian văn phòng mở là các hoạt động cộng đồng như đào tạo, cộng tác nhóm lớn, trao đổi, khám phá và đổi mới. Những hoạt động này bị ảnh hưởng khi thực hiện ở khoảng cách xa. Năng suất giờ đây mà người lao động quan tâm chính là lĩnh vực của gia đình và cộng đồng là lĩnh vực của nơi làm việc. Vì vậy, thay vì hỏi “văn phòng hỗ trợ năng suất như thế nào”, các tổ chức có tư duy tiến bộ đang hỏi “Làm thế nào để chúng tôi tạo ra một không gian hỗ trợ văn hóa và củng cố cộng đồng của chúng tôi”? Hay một cách dễ hiểu hơn “Làm thế nào để cân bằng cuộc sống và công việc”?
Cách bạn làm điều đó là giảm bớt sự cứng nhắc của văn phòng và tạo ra sự kết hợp không gian năng động hơn mà mọi người không thể tái tạo ở nhà: các phòng nhóm nhỏ nơi ba hoặc bốn người có thể gặp nhau trực tiếp và kết nối với một đồng nghiệp ở xa không gian rộng thoáng có thể được sử dụng cho các cuộc họp, đào tạo. Hay không gian văn phòng linh hoạt có thể được chuyển đổi cho nhiều mục đích khác nhau gặp gỡ với các nhà cung cấp, và một số cuộc gặp gỡ với các đồng nghiệp trong nước hoặc quốc tế, ngoài thời gian nghỉ ngơi họ cần tập trung vào công việc.
Những gì mang lại năng suất cao trong không gian văn phòng mở là các hoạt động cộng đồng như đào tạo, cộng tác nhóm lớn, trao đổi, khám phá và đổi mới (Sưu tầm)
Làm việc kết hợp
Cách đây một năm, khi virus Covid và tác động của nó quá phức tạp để có thể dự đoán, các chủ doanh nghiệp nhận ra rằng cần xây dựng một chiến lược để quay trở lại văn phòng. Chiến lược đó phải có khả năng đáp ứng được những diễn biến khó lường của đại dịch và mô hình làm việc kết hơp ra đời.
Mô hình làm việc kết hợp giai đoạn 1 là đóng cửa văn phòng, giai đoạn 2 là bắt buộc làm việc tại nhà, giai đoạn 3 là khuyến khích làm việc tại nhà nhưng nhân viên có thể lên văn phòng nếu cần. Giai đoạn 4 và 5 là giai đoạn văn phòng được phép mở cửa đón nhân viên nhưng họ vẫn được khuyến khích làm việc từ xa. Giai đoạn 6 là văn phòng mở cửa lại bình thường, đây là lúc tình hình Covid-19 không còn đáng lo ngại và chỉ giống như một loại vi rút thông thường như cúm mùa, do đó hầu hết các quy định và biện pháp phòng ngừa đều được gỡ bỏ và tất cả các dịch vụ của văn phòng hoạt động trở lại bình thường.
Một thoáng không gian làm việc kết hợp khi tình hình thế giới trở lại bình thường (Dự án Megaads do AfA Design thiết kế)
Môi trường làm việc kết hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng được những kỳ vọng mới của nhân viên, kết nối lưc lượng lao động từ khắp nơi, và cung cấp được những công cụ để đổi mới, sáng tạo và cộng tác hiệu quả.
Một lợi ích to lớn của việc làm việc tại nhà là mọi người cảm thấy được trao quyền từ việc kiểm soát không gian của họ – điều chỉnh nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, chọn chỗ ngồi, di chuyển và đứng khi họ thích. Khôi phục một số lựa chọn và kiểm soát đó, ngay cả với mô hình văn phòng kết hợp, sẽ giúp ích rất nhiều trong việc khiến mọi người không chỉ cảm thấy thoải mái mà còn hiệu quả trong không gian. Nhà lãnh đạo chỉ có thể tiếp cận điều đó với sự kết hợp mạnh mẽ giữa các không gian để phục vụ chúng. Cuối cùng, các doanh nghiệp phải đánh giá cách nhân viên làm việc và phản hồi bằng cách tạo ra một nơi làm việc được tối ưu hóa để tạo ra giá trị thực sự cho nhân viên và trao quyền làm việc hiệu quả nhất. Giá trị đó sẽ mang họ trở lại để kích thích chia sẻ, đổi mới và phát triển – hết lần này đến lần khác.
AfA Design biên tập!
