Xây dựng không gian làm việc mới cho doanh nghiệp đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng về thời gian, chi phí và các phương án thiết kế không gian văn phòng khoa học và chuyên nghiệp.
Không gian làm việc là một trong những yếu tố góp phần tạo nên bản sắc và văn hóa doanh nghiệp. Một không gian làm việc sáng tạo, khoa học phản ánh văn hóa làm việc chuyên nghiệp và không ngừng đổi mới, cải tiến. Chính vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng đầu tư thiết kế không gian văn phòng nhằm mang đến một môi trường làm việc tích cực và chất lượng. Với quy trình xây dựng không gian làm việc mới cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, bạn với vai trò là chủ dự án xây dựng không gian làm việc mới cho doanh nghiệp sẽ hoàn thành tốt công việc của mình.
1. Phác thảo yêu cầu của doanh nghiệp
Nếu như bạn đang đảm nhiệm vai trò thiết lập và làm chủ dự án tạo không gian làm việc mới cho công ty, hãy phác thảo yêu cầu của ban lãnh đạo về văn phòng mới và liệt kê chi tiết các đặc điểm sau đây:
- Vị trí văn phòng mới (địa chỉ, tầng nhà)
- Loại mặt bằng (Sàn văn phong cho thuê, sàn chung cư, tòa nhà riêng)
- Diện tích
- Hiện trạng cơ bản của mặt bằng: Đã có/Chưa có kết cấu thô (trần sàn, điện nước...)
- Yêu cầu không gian: Thuộc phạm trù về phong cách như hiện đại, công nghiệp, tối giản hoặc các yêu cầu về màu sắc...
- Phi phí doanh nghiệp có thể đầu tư cho toàn bộ dự án xây dựng không gian văn phòng mới - Bao gồm chi phí thiết kế/thi công hoặc các phụ phí khác
Khi đã khái quát được những vấn đề này thì bạn sẽ thực hiện các bước tiếp theo.
2. Tìm kiếm đơn vị thiết kế thi công văn phòng trọn gói
Bạn nên tìm kiếm những đơn vị có thể đảm nhiệm thiết kế thi công văn phòng trọn gói, họ sẽ là đơn vị làm trọn gói từ khâu hác thảo sơ đồ không gian, nội thất đến việc thi công theo đúng bản thiết kế, thi công kết cấu thô (điện nước, trần sàn) và bảo hành toàn bộ công trình sau khi văn phòng đi vào vận hành. Dịch vụ trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian - thay vì phải tìm nhiếu nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ, nhiều nhà cung cấp, bạn chỉ cần chọn một đơn vị thiết kế không gian làm việc đáng tin cậy. Dịch vụ trọn gói và việc hợp tác với một đối tác cũng giúp bạn thuận tiện hơn trong vấn đề bảo hành công trình và xử lý các vấn đề phát sinh của văn phòng khi đi vào vận hành như hỏng hóc, sự cố.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị thiết kế văn phòng. Để đánh giá và tìm kiếm được đơn vị thiết kế uy tín, bạn có thể tham khảo những tiêu chí sau đây:
- Những dự án họ đã thực hiện có thể hiện sự trau chuốt, tỷ mỉ, chuyên nghiệp và năng lực hay không? Bạn có thể liên hệ tới từng công ty để yêu cầu hồ sơ năng lực và tham khảo
- Những khách hàng của họ
- Chi phí dịch vụ
- Sự chuyên nghiệp và tận tâm trong quá trình tư vấn
Bạ nên lựa chọn ra 3 - 4 đơn vị để cân nhắc với team và ban lãnh đạo, trao đổi yêu cầu với các đơn vị này, mo tả mặt bằng và nhờ các đơn vị tư vấn. Ghi chú lại các tư vấn này để có cơ sở đánh giá. Bên cạnh đó, nếu như dự án với quy mô lớn, chi phí cao, bạn có thể thực hiện bước thứ 3. Nếu không có thể cân nhắc và đánh giá chọn đơn vị thiết kế thi công ngay từ khâu tư vấn nếu như các tiêu chí
3. Đấu thầu thiết kế (nếu cần)
Đây là bước mà nhiều doanh nghiệp lớn vẫn làm khi văn phòng mới của họ có quy mô lớn và đòi hỏi sự đầu tư chỉn chu về mặt thiết kế, thi công. Ở bước này, bạn sẽ đưa ra những yêu cầu cơ bản và mời thầu thiết kế các đơn vị thiết kế thi công văn phòng mà bạn chọn ở bước 2. Tùy thuộc yêu cầu công ty bạn có thể mời thầu các vòng từ thiết kế, đấu giá để quyết định lựa chọn đơn vị thiết kế thi công văn phòng cho công ty mình.
Thiết kế chi tiết giúp công ty hình dung được mặt bằng bố trí nội thất và không gian văn phòng sau thi công một cách trực quan nhất ngay cả khi văn phòng mới vẫn còn trên bản vẽ
4. Thiết kế chi tiết
Khi đã quyết định được đơn vị thiết kế thi công văn phòng sẽ là bước thiết kế chi tiết. Trong bước này, bạn sẽ nhận được bản thiết kế 3D chi tiết về sơ đồ bố trí nội thất, các thông số chi tiết cho mặt bằng văn phòng. Trong bước này sẽ cần sự trao đổi rất nhiều của cả hai bên để điều chỉnh và hoàn thiện, đi đến bản thiết kế cuối cùng được cả ban lãnh đạo chấp thuận.
5. Thi công văn phòng
Khi đã chốt xong bản thiết kế sẽ đến khâu thi công nội thất văn phòng. Lúc này nếu như công ty lựa chọn dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói, bạn có thể lựa chọn luôn đơn vị thiết kế làm nhà thầu thi công. Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí, đơn vị thiết kế là nhà thầu hiểu văn phòng và bản thiết kế nhất và có thể đưa không gian văn phòng của ạn đi ra từ bản thiết kế một cách chính xác nhất đến từng chi tiết, màu sắc.
6. Nghiệm thu và bảo hành
Doanh nghiệp lúc này sẽ tiến hành nghiệm thu văn phòng của đơn vị thi công dựa vào các tiêu chí:
- Sự chuẩn xác so với bản thiết kế
- Thương hiệu/chất liệu so với bản thỏa thuận thi công
- Hướng dẫn sử dụng và vận hành, bảo hành văn phòng
- Tiến độ
Tùy thuộc từng doanh nghiệp mà quy trình trên đây có thể lược bớt hoặc bổ sung thêm những bước cần thiết để hoàn thiện. Hy vọng rằng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn hình dung được quy trình làm việc và những nhiệm vụ cần phải làm để giúp doanh nghiệp của mình có được không gian văn phòng mới đảm bảo chất lượng và đúng kế hoạch.
