Thiết Kế Văn Phòng Làm Việc, Những Điều Cần Và Đủ

Trong vài năm gần đây, việc thuê bàn làm việc hoặc một không gian nhỏ trong môi trường văn phòng dịch vụ - coworking space ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, với những công ty, doanh nghiệp, hay những người có tham vọng phát triển bền vững và lớn mạnh, việc đầu tư xây dựng văn phòng là một yếu tố tất yếu. Bạn cần bắt đầu từ đâu? Đâu là những yếu tố cần và đủ của một văn phòng tối ưu? Làm thế nào để có thể biến nó trở thành nền móng vững chắc cho doanh nghiệp?

1. Xác định những gì bạn thích có trong văn phòng mới?

Bí quyết đầu tiên là bạn cần xác định rõ ràng những gì bạn và nhân viên của bạn thích và mong muốn có trong văn phòng mới. Nếu văn hóa doanh nghiệp và các thành viên trong đội nhóm của bạn có sở thích đặc biệt về thể thao hay giải trí nào, hãy cân nhắc việc đưa nó vào ngay trong không gian văn phòng của mình. Như việc bố trí một bàn billiard hay khu pantry với máy rang xay cà phê thủ công,....

2. Xác định doanh nghiệp của bạn cần gì?

Cũng giống như cách bạn cần xác định những gì mình thích, bạn cũng cần phải biết được những gì mình cần. Với một doanh nghiệp có quy mô lớn và nhều phòng ban, bạn cần một nhà tư vấn chuyên nghiệp để có thể tư vấn chính xác số lượng bàn làm việc cần sử dụng, các khu vực chức năng cần thiết và những điểm nhấn trong thiết kế. Với quy mô nhỏ hơn, bạn có thể tự làm điều đó, hoặc tham khảo Phiếu tiếp nhận thông tin thiết kế - thi công văn phòng của AFA Design để có hình dung tổng thể về những điều bạn cần trong văn phòng mới.

Hãy xem xét thật kỹ càng và dành thời gian cho công đoạn thống kê thiết bị sẽ tận dụng và  thiết bị cần bổ sung để tránh lãng phí mà vẫn dự trù được đủ nguồn cung cho kế hoạch mở rộng nhân sự trong tuơng lai. Hãy xem xét kỹ các phòng chức năng cần thiết. Bạn sẽ cần bao nhiêu phòng họp kín cần thiết để phục vụ cho nhu cầu nội bộ và khi tiếp khách? Hay có thể loại bỏ hoàn toàn chúng và chỉ sử dụng không gian mở với vách ngăn di động giúp phân chia không gian khi cần thiết?

3. Chú trọng đến tính linh hoạt của không gian làm việc phù hợp với kế hoạch phát triển doanh nghiệp

Chúng tôi thường xuyên tư vấn cho các khách hàng của mình rằng thiết kế văn phòng cần có được sự linh hoạt! Việc xem xét tính linh hoạt và tiềm năng phát triển là rất quan trọng. Bạn chắc chắn sẽ không muốn có các hàng máy máy móc trong một cấu trúc văn phòng cứng nhắc đâu. Do đó cần tránh quá nhiều vùng cố định và các khu vực kém linh hoạt. Chọn lựa chọn những đồ đạc có tính đa năng và phân chia không gian hợp lý; ví dụ như chỗ ngồi thoải mái ở quầy lễ tân có nhiều mục đích sử dụng bao gồm cả khu vực chờ khách hàng, không gian họp nhanh,...

4. Hướng tới một phương án thiết kế mở

Kế hoạch thiết kế văn phòng mở là một trong những cách hiệu quả nhất để khuyến khích sự tương tác. Một bố cục mở sẽ đảm bảo rằng các nhóm có thể dễ dàng tiếp cận với nhau, cho phép kết nối, trao đổi ý tưởng từ đó dẫn đến nhiều khoảnh khắc "lóe sáng" (khoảnh khắc nảy sinh ý tưởng) hơn. Nếu tính chất công việc cần có các không gian riêng, hãy cố gắng bố trí những phòng tách biệt và yên tĩnh, nơi mọi người có thể thực hiện cuộc gọi điện thoại, có cuộc họp riêng tư. Khu vực này có thể bố trí cách xa hoặc sử dụng vách ngăn để tạo sự cách biệt với các không gian chung.

5. Cân nhắc chọn lựa địa điểm đặt văn phòng

Với các công ty hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, việc làm thêm giờ và không theo quy tắc giờ làm việc truyền thống là khá phổ biến. Bạn cần đảm bảo rằng tòa nhà bạn dự kiến sẽ thuê mặt bằng đặt văn phòng có một "thời gian biểu" phù hợp. Nhiều khách hàng của AFA Design phản hồi rằng tòa nhà họ thuê có cơ chế tính chi phí tăng gấp nhiều lần trong những khung giờ không thuộc giờ hành chính, khiến chi phí vận hành của họ đội lên chóng mặt. Dĩ nhiên, bài toán nào cũng có cách giải, chúng tôi đã phải lắp đặt hệ thống điều hòa riêng cho các khu vực nhất định để tiết kiệm năng lượng và giảm thiểu chi phí. Tuy nhiên bạn nên cân nhắc thật lý về địa điểm đặt văn phòng để có những tiện ích cần thiết và tối ưu.

6. Thiết kế văn phòng thể hiện bản sắc thương hiệu

Thiết kế văn phòng theo nhận diện thương hiệu là một cơ hội tuyệt vời, thậm chậm vượt hơn kỳ vọng để đảm bảo rằng các thành viên trong tổ chức sống và làm việc theo tinh thần chung, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng hãy suy nghĩ về ấn tượng, cảm xúc mà mình muốn gợi lên trong lòng đối tác, khách hàng khi tới thăm văn phòng. Cách chọn lựa màu sắc, đồ đac có thể phản ảnh được hình ảnh và "tính cách" thương hệu của bạn. Một văn phòng công ty công nghệ sẽ cần đem lại cảm giác hoàn toàn với một văn phòng tài chính. Một sảnh ngân hàng sẽ khác hoàn toàn sảnh khách sạn. Tại công ty công nghệ AI&T, chúng tôi đã tạo ra một không gian tương phản, thể hiện sự giao thoa giữa công nghệ và truyền thống bằng một tấm backdrop kết hợp gữa gốm men xanh đặc trưng và đèn barrisol trang trí. Không gian mở, tạo cảm giác thoải mái và kết nối, phá bỏ hoàn toàn những không gian làm việc cứng nhắc.

7. Cân đối ngân sách, định mức đầu tư

Cuối cùng, hãy cân nhắc thât kỹ về ngân sách đầu tư. Định mức đầu tư là rất quan trọng với mọi dự án thiết kế văn phòng. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các khoản chi đều được tối ưu và tránh lãng phí. Các giải pháp đa năng sẽ là một khoản đầu tư đáng giá. Ví dụ như thiết kế một chiếc bàn vừa có làm bàn chơi bóng bàn vừa là chiếc bàn linh động để làm việc, họp nhóm hay phục vụ tea - break,... Lời kết: Hy vọng với những định hướng cơ bản này, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan và rõ ràng hơn và tiến thêm một bước trong hành trình xây dựng văn phòng làm việc lý tưởng của mình. Bài viết có sự tham khảo những tư vấn chuyên môn từ Morgan Lovell, chuyên gia thiết kế nội thất văn phòng. Chân thành cảm ơn!