25
Mar

Lưu ý cho kiến trúc sư khi làm việc tại nhà trong mùa dịch Covid-19

Sự bùng nổ của COVID-19 đã khiến khoảng 900 nghìn người trên toàn thế giới phải ngồi nhà làm việc. Trong số đó có những kiến trúc sư và nhà thiết kế được khuyến cáo làm việc từ xa để phòng chống sự lây lan của virus trong môi trường công sở. Với nhiều kiến trúc sư, đây là một trải nghiệm hoàn toàn mới. Tuy nhiên, chúng tôi tin tưởng và chắc chắn rằng làm việc tại nhà sẽ trở nên khả thi nếu bạn biết tận dụng thời gian hợp lý để bổ sung kỹ năng, kiến thức góp phần vào sự phát triển nghề. 

Trong những năm gần đây, ArchDaily đóng vai trò trực tiếp là các kiến trúc sư, nhà sản xuất, nhà đổi mới và nhà giáo dục và đã phát triển những cách thức mới để trao đổi thiết kế, ý tưởng và kinh nghiệm kiến trúc bằng công nghệ kỹ thuật số. Giờ đây, các kiến trúc sư đã quen dần với trong môi trường làm việc từ xa, nơi mà công nghệ 4.0 đóng vai trò trọng yếu trong giao tiếp giữa đồng nghiệp và với khách hàng. Nhận thức được điều đó, chúng tôi đã tạo ra một danh sách các mẹo và tài nguyên có thể giúp bạn bắt kịp tiến độ cũ, khôi phục sự tự tin và kích hoạt trí tưởng tượng của mình.

Mặc dù đại dịch COVID-19 đã đem lại những ảnh hưởng tiêu cực, sự bất ổn và gián đoạn, chúng tôi muốn nhắc nhở bạn rằng tuy chúng ta không có quyền kiểm soát tình trạng này, ai cũng có toàn quyền kiểm soát thái độ và thời gian của chính mình. Chúng tôi khuyến khích tất cả các kiến trúc sư và nhà thiết kế làm những gì chúng ta đang làm tốt nhất: đối mặt tương lai với sự lạc quan và sáng tạo, thích nghi với hoàn cảnh hiện tại để khi đại dịch qua đi, chúng ta sẽ sẵn sàng khởi tạo một tương lai đẹp đẽ hơn

Bắt đầu bằng: một số gợi ý chung

22m² Apartment in Taiwan / A Little Design. Image © Hey! Cheese

     

Tuân thủ theo các hướng dẫn của chính phủ: Ngoài các mẹo hữu ích sẽ được chia sẻ trong bài viết này, điều quan trọng nhất là chúng ta tuân thủ theo khuyến cáo của các tổ chức trung tâm về phản ứng toàn cầu với COVID-19. Cập nhật lời khuyên mới nhất từ ​​Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC), Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) và cơ quan y tế công cộng tại địa phương bạn.

Chọn lọc thông tin để đọc: Việc cập nhật tình trạng mới nhất từ ​​các nguồn có uy tín là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc theo dõi  tin tức trên phương tiện truyền thông liên tục sẽ không chỉ làm gián đoạn tiến trình làm việc của bạn mà còn gia tăng sự lo lắng không cần thiết. Trong giờ làm việc, lời khuyên của chúng tôi là tránh việc kiểm tra tin tức hoàn toàn. 

Duy trì thói quen: Ngay cả khi làm việc tại nhà, việc có một thói quen hàng ngày cố định rất quan trọng để duy trì năng suất, sức khỏe tinh thần và hạnh phúc của bạn. Chúng tôi sẽ cung cấp lời khuyên chi tiết hơn trong bài viết. 

Giữ kết nối và luôn bình tĩnh: Việc mọi người trở nên lo lắng trong khoảng thời gian bất ổn hiện tại là rất bình thường. Mục tiêu trọng tâm của bài viết này là để nhấn mạnh việc không phải đến văn phòng làm việc có thể là một cơ hội rất tốt, cho phép bạn áp dụng các kỹ năng, thói quen và kiến ​​thức mới.

Ổn định luồng công việc với: Công nghệ và Phần mềm

Morpholio Trace. Image © Morpholio
 

Chuyển các dự án của bạn lên dữ liệu đám mây: Ngày nay, nhiều hệ thống thiết kế cung cấp các dịch vụ dựa trên dữ liệu đám mây, như Autodesk BIM 360 và Graphisoft BIMcloud. Một giải pháp để duy trì mạng lưới chia sẻ giữa các mô hình BIM là phản chiếu màn hình máy tính tại nơi làm việc của bạn với máy tính ở nhà thông qua các ứng dụng như Splashtop.

Chuyển quá trình sáng tạo lên dữ liệu đám mây: Ngày nay, nhiều ứng dụng và phần mềm có khả năng tạo ra các bản phác thảo xác định được quy trình thiết kế như khi tại các văn phòng. Đứng đầu trong số đó là Morpholio, có ứng dụng Trace và Board cho phép các nhà thiết kế phác thảo và trình bày các đề xuất cho nhau và cho khách hàng. Trong điều kiện khó khăn của bệnh dịch, Morpholio đã cung cấp bản dùng thử miễn phí một tháng cho cả hai ứng dụng. 

Di chuyển các tệp và thư mục của bạn lên dữ liệu đám mây: Các nền tảng như Dropbox và Google Drive cho phép lưu trữ và chia sẻ thông tin miễn phí một cách an toàn, tích hợp với máy tính bạn. 

Chỉnh sửa tài liệu cùng lúc: Sử dụng Microsoft Office 365 hoặc ArchDaily, Google G-Suite để cho phép nhiều thành viên trong nhóm chỉnh sửa tệp văn bản, bảng tính và bản trình bày cùng một lúc.

Giữ liên lạc với nhau: Tại ArchDaily, nhân viên chúng tôi sử dụng kênh Slack để chia sẻ ý tưởng và sắp xếp các chiến lược. Phiên bản miễn phí của Slack là một công cụ hữu ích, tất cả trong một, cho phép mọi người tích hợp lịch Google, bảng Trello và thậm chí cả danh sách sinh nhật. Đảm bảo rằng giao diện Slack của bạn được thiết kế theo trật tự – nếu không, quá nhiều kênh sẽ khiến thông tin sẽ bị quá tải và trôi đi. Chiến lược của chúng tôi là tổ chức các kênh theo vị trí nhóm và mục đích của nhóm. Slack cũng cho phép các thành viên trong nhóm thông báo trạng thái của họ cho những người khác nếu họ đang trong một cuộc họp, đi xa, bị bệnh hoặc đang online.

Tổ chức các cuộc họp trực tuyến thường xuyên: Tại ArchDaily, các cuộc họp trực tuyến sẽ được lập thông qua Google Meet, với yêu cầu sử dụng duy nhất là sở hữu tài khoản Google. Với các cuộc họp dài, chúng tôi sử dụng Zoom để giữ giao tiếp tối ưu giữa các thành viên. Tổ chức các cuộc họp video là điều cần thiết để duy trì ý thức cộng đồng giữa đồng nghiệp và tránh sai lệch trong truyền tải thông tin, vì vậy chúng tôi khuyên bạn sử dụng chúng để đạt hiệu quả làm việc tối đa. Tại ArchDaily, các cuộc họp video diễn ra mỗi ngày, ít nhất là với hai người và có lúc lên đến 70 người.

Kiểm soát các dự án và tài nguyên của bạn: Tại ArchDaily, chúng tôi sử dụng Trello để vạch sẵn ra kế hoạch phát triển nội dung và ý tưởng, cho phép từng thành viên hiểu về giai đoạn và tiến trình của dự án. Khi thực hành thiết kế, Deltek và Newforma là những phương tiện chuyên sâu hơn, có thể tái thiết lập tất cả các thông tin và thay đổi dự án.

Giữ phạm vi công cụ của bạn ở mức tối thiểu: Giữ số lượng nền tảng giao tiếp và kênh chia sẻ dữ liệu ở mức tối thiểu. Trong một văn phòng thông thường, bạn chỉ có thể trao đổi thông tin thông qua nói chuyện, gửi email hoặc trao đổi thư mục. Tương tự, trong môi trường ảo, nhằm mục đích giới hạn các kênh liên lạc trong một nền tảng giao tiếp (như Slack), một nền tảng video và một nền tảng chia sẻ tệp. Điều này sẽ giảm thiểu nhầm lẫn và sai lệch thông tin và nâng cao năng suất.

Cân bằng đời sống lành mạnh – công việc hiệu quả 

Thiết lập một khu vực làm việc riêng: Dành thời gian tạo cho mình một văn phòng tại nhà. Để nâng cao năng suất, hãy xem xét tận dụng màn hình lớn như TV hoặc nếu ngân sách cho phép, hai màn hình, để tạo ra quy trình làm việc mượt mà hơn. Nếu phải làm việc ở nhà nhiều trong nhiều tuần, bạn nên xem xét đầu tư một bàn phím tốt và chuột đa chức năng. Để tâm đến cột sống của bạn, tìm một chiếc ghế thoải mái, có hỗ trợ và giảm tải áp lực lên cột sống đồng thời đẩy màn hình của bạn lên ngang tầm mắt bằng cách sử dụng giá đỡ hoặc sách. Và quan trọng nhất là đảm bảo bạn thiết lập không gian của bạn trong một khu vực thông thoáng, có nhiều ánh sáng tự nhiên. 

Xem xét lại giờ làm việc của bạn: làm việc tại nhà có nghĩa là bạn không phải tốn thời gian di chuyển và hạn chế giờ nghỉ trưa của mình. Kiểm tra khối lượng làm việc của mình, bạn sẽ phát hiện rằng mình hoàn toàn có thể hoàn thành công việc trong vòng 5 tiếng thay vì 8 tiếng theo giờ hành chính. Tận dụng ‘khoảng thời gian trống’ để tìm hiểu phần mềm mới, nghiên cứu một chủ đề có lợi cho hiệu suất của bạn hoặc khám phá một số tài nguyên khác. 

Giảm thiểu những nhân tố gây mất tập trung: Cân nhắc sử dụng Kỹ thuật Pomodoro – chia lịch trình của bạn thành các luồng công việc cường độ cao trong 25 phút, cách nhau bằng 5 phút nghỉ ngơi. Nếu bạn thấy mình thường xuyên bị phân tâm bởi điện thoại hay internet, hãy đặt điện thoại ở chế độ máy bay hoặc xa khỏi tầm mắt của mình..

Có cho mình thời gian riêng: Chúng ta đều mơ tưởng về việc chăm chỉ ngồi thiền vào mỗi buổi sáng để chuẩn bị cho một ngày, hay tập yoga vào buổi tối để đánh dấu sự kết thúc của một ngày dài. Khi làm việc tại nhà, khoảnh khắc chuyển đổi giữa công việc và cuộc sống thường ngày trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các lớp yoga và thiền miễn phí tại EkhartYoga sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng và lo lắng.

Giữ cho mình khỏe mạnh: Tùy thuộc vào vị trí mà bạn sẽ không thể rời khỏi nhà để tập thể dục. Để giải quyết vấn đề này, tờ New York Post mới đây đã công bố danh sách các ứng dụng tập thể dục tại nhà. Nếu có thể, chúng tôi cũng khuyên bạn nên rời khỏi nhà, đi dạo hoặc chạy bộ và hòa mình với thiên nhiên để tách mình khỏi công việc sau giờ làm. 

Tách mình khỏi công việc: Kỷ luật đóng vai trò quan trọng khi làm việc tại nhà. Mặc dù việc duy trì mức năng suất trong giờ làm việc là cốt yếu, một điều quan trọng không kém khác là tách mình khỏi công việc khi cần thiết. 

Mở rộng tầm mắt bằng việc: Học trực tuyến 

Tìm hiểu phần mềm mới: Với nhiều yêu cầu mới trong thói quen của bạn, giờ là thời điểm hoàn hảo để tích lũy những phần mềm mới cho chính mình. 

Tham quan trực tuyến một bảo tàng: Trong khi nhiều bảo tàng đã đóng cửa, chúng ta vẫn có thể khám phá triển lãm của họ trực tuyến. Google Art and Culture đang cung cấp các chuyến tham quan ảo của hàng chục bảo tàng quốc tế, Bảo tàng Lịch sử Tự nhiên Quốc gia Guggenheim và Smithsonian cũng cung cấp các trải nghiệm ảo tương tự. Ở châu Âu, Rijksmuseum cũng đã thiết lập một trải nghiệm bảo tàng trực tuyến.

Tham gia một khóa học trực tuyến: Giờ đây, có hàng nghìn các khóa học trực tuyến từ các trường đại học hàng đầu mở miễn phí cho công chúng, ví dụ như khóa học nổi tiếng của Harvard – “The Architectural Imagination” 

Học hỏi từ các cuộc phỏng vấn kiến ​​trúc sư hàng đầu: Trong khi Bảo tàng Nghệ thuật Đương Đại Louisiana đóng cửa, bộ sưu tập các cuộc phỏng vấn kiến ​​trúc sư đầy ấn tượng của họ vẫn hoạt động, bạn có thể truy cập chúng trên trang web của Louisiana. 

Tìm hiểu thêm về làm việc từ xa: Linkedin Learning đã tạo ra một khóa học tuyệt vời về làm việc từ xa, cung cấp các mẹo về điều chỉnh môi trường mới của bạn và tổng quan về các công cụ giao tiếp ảo.

Cộng đồng kiến trúc sư đang phản ứng thế nào?

GBBN: Yếu tố công nghệ của quá trình thay đổi này hóa ra là dễ dàng nhất. Do đó, văn phòng Bắc Kinh của chúng tôi đã tích hợp sử dụng WeChat, một nền tảng cho phép các nhóm dự án tạo cuộc họp, nhắn tin, chia sẻ màn hình, chuyển tập tin và gọi điện thoại với nhau. Các cuộc họp với khách hàng bắt đầu được tổ chức trên Zoom, điều này chưa được áp dụng rộng rãi trước đây. Khi có người phải bắt buộc phải qua văn phòng, GBBN cố gắng giảm thiểu rủi ro lây nhiễm bằng cách tạo một lịch trình đảm bảo rằng chỉ có một người ở văn phòng tại một thời điểm.

 

MAD Architects: Chúng tôi có khoảng 100 nhân viên làm việc tại văn phòng Bắc Kinh. Khó khăn phát sinh là có rất nhiều dự án diễn ra cùng một lúc trong khi nhân viên ở múi giờ khác nhau. Trước hết, chúng tôi đảm bảo rằng mỗi người đều truy cập được Internet và có máy tính tại nhà. Sau đó, chúng tôi truy cập dữ liệu thông qua phần mềm máy tính từ xa. Các cuộc họp nội bộ và bên ngoài hàng ngày của chúng tôi được thay thế bằng các cuộc họp trực tuyến. Và nó thật sự hiệu quả. Tuy nhiên, giao tiếp thông thường – điều cực kỳ quan trọng với các công ty kiến trúc – lại không còn nữa. Bên cạnh công việc, đồng nghiệp chúng tôi mất đi khoảng thời gian vui vẻ với nhau. Tuy nhiên mối quan hệ giữa chúng tôi vẫn khăng khít bằng cách tổ chức buổi họp mặt trực tuyến hàng tháng. Tháng Hai vừa rồi, có tầm 70 người trong văn phòng cùng gặp mặt trên zoom, cập nhật tình hình của nhau với nhau dành thời gian cảm ơn đội ngũ y tế trong khoảng thời gian khủng hoảng này. Chúng tôi đã có đoạn video này trên nền tảng đám mây hạnh phúc trên mạng và được Tạp chí Phố Wall phát hiện. Chúng tôi coi trọng hai tháng này nhưng mong sớm được gặp lại nhau.

 

Henning Larsen: Thiết lập một nơi làm việc thoải mái, tốt nhất là tránh xa tủ lạnh, TV hoặc các vật dụng có thể gây xao lãng khác. Đối với cá nhân tôi, tôi sẽ làm việc năng suất hơn nếu giữ thói quen buổi sáng như khi tôi đến văn phòng: mặc quần áo thoải mái nhưng phải đồ ngủ. Ăn một bữa sáng tốt cho sức khỏe và bắt đầu làm việc vào giờ hành chính. Khi làm việc nhóm, hãy giao tiếp rõ ràng, thường xuyên khi cần thiết. Quan trọng hơn hết thảy là làm hết sức mình để giữ vững tinh thần làm việc của cả nhóm. Cập nhật cho nhau ai đang làm gì và thông báo với mọi người khi bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ. Việc có nhiều email hơn bình thường là đương nhiên. Nếu bạn gặp sự cố với mạng khi cố chia sẻ màn hình trong khi gọi, hãy gửi ảnh chụp màn hình cho mọi người để giữ luồng làm việc hiệu quả. Và nhớ rằng: giữ cho mình bình tĩnh, khỏe mạnh và không hoảng loạn. 

 

Mizzi Studio: Mặc dù thực tế đây là những thời điểm khó khăn, nhưng mẹo lớn nhất của tôi là cố gắng tận dụng tối đa giai đoạn này. Kiến trúc sư về nhà đúng giờ? Thật là điên rồ! Bây giờ tôi có thể tắm cho con mỗi tối và kết quả là chúng tôi thân thiết với nhau hơn bao giờ hết. Hãy giữ an toàn nhé!

 

SOM: Duy trì việc tìm tòi sáng tạo một cách chủ động. Hãy linh hoạt, giao tiếp thường xuyên và lắng nghe lời khuyên từ bạn bè, gia đình. Covid-19 còn rất nhiều ẩn số, nhưng đó là công việc của người lãnh đạo: lên kế hoạch cho các kịch bản có thể xảy ra và đảm bảo tất cả chúng ta đều được chuẩn bị đầy đủ; và chỉ đạo với tinh thần lạc quan. Tới ngày đó, chúng tôi sẽ cố gắng giao tiếp chủ động nhất có thể, vì đây là khoảng thời gian khó khăn và bất trắc với tất cả. Chúng tôi cập nhật thường xuyên với các thành viên trong nhóm, nhận phản hồi và điều chỉnh cũng như chia sẻ thông tin từ các văn phòng khác với mọi người trong công ty. Trong khoảng thời gian đầy thử thách này, trọng tâm của chúng tôi là duy trì niềm tin và giữ cho các tuyến giao tiếp mở với các nhóm, cộng tác viên và khách hàng của chúng tôi. Tuy nhiên, có lẽ điều quan trọng nhất là chúng ta không quên dành thời gian vui vẻ và thư giãn – tất cả những gì chúng ta cần giờ phút này. 

 

Foster + Partners: Chúng tôi đã thử nghiệm làm việc từ xa đã một thời gian – các văn phòng châu Á của chúng tôi đã thực hiện thành công, giờ đây Hồng Kông, Thâm Quyến, Thượng Hải và Bắc Kinh cũng đang áp dụng phương pháp này. Tại London, hơn 90% nhân viên và đối tác của chúng tôi làm việc và hợp tác hiệu quả tại nhà.

 

Gensler: Được linh động làm việc từ xa thực chất là cơ hội tối. Sự linh hoạt trong lựa chọn và hợp tác qua nhiều phương tiện là vô giá trong cuộc khủng hoảng ngày nay. Như chúng ta đã thấy, các công ty, tổ chức đã đưa vào chiến lược làm việc từ xa và thực hiện ngay lập tức. Điều này là do cách mạng 4.0 trong công việc đã kéo dài ba thập kỷ, tạo ra công nghệ, phong cách quản lý và làm việc, cho phép các tổ chức kết nối trực tuyến với nhau . Chúng tôi đang sống trong nền văn minh “làm việc tại nhà” và mô hình mới này sẽ giúp các công ty và người lao động làm việc hiệu quả trong văn phòng và tại nhà trước cuộc khủng hoảng này.

 

S3DA Design: Làm việc từ xa sẽ không được ưu tiên nếu không có coronavirus. Nhưng bên cạnh là một biện pháp phòng tránh an toàn, nó cũng mang lại nhiều lợi ích. Hình thức này sẽ tiết kiệm được chi phí kiểm tra trực tiếp và thời gian do không cần phải đi lại. Đồng thời, điều này dẫn đến giảm thiểu ô nhiễm không khí. Mặc dù mang tính bắt buộc trong thời gian này, hình thức làm việc từ xa cũng tiềm tàng nhiều lợi ích cho xã hội và thiên nhiên. 

Biên dịch: Afa Design | Theo: ArchDaily