Xu hướng văn phòng tương lai chịu sự tác động mạnh mẽ của Công nghệ và Văn hóa

Không gian làm việc ở Mỹ và nhiều quốc gia trên thế giới đang trải qua sự thay đổi mạnh mẽ nhất từ trước đến nay. Tất cả các hoạt động kinh doanh, giới văn phòng và nhiều chuẩn mực xã hội đang tự đổi mới trước sự tác động của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật.

“Điện thoại và mạng xã hội đang thúc đẩy một sự thay đổi lớn về văn hóa và trên thực tế, nó cũng đang tạo ra một xu hướng làm việc hoàn toàn mới. Cách đây 5 năm, nhân viên đã không còn thường xuyên có mặt tại bàn làm việc của họ nữa. Nằm trong lực lượng lao động hiện đại và năng động, chúng tôi đang phát triển phần mềm và công cụ cho phép chúng tôi tự do làm việc với bất cứ ai và bất cứ nơi nào” - Oudi Antebi, đồng sáng lập của RedKix chia sẻ với trang Business News Daily.

Văn phòng trong tương lai sẽ bị ảnh hưởng và làm thế nào để các công ty tận dụng được lợi thế do xu hướng mới đem lại? Hai chuyên gia trong lĩnh vực dự đoán về xu hướng công nghệ, thiết kế văn phòng và văn hóa công ty chia sẻ về không gian làm việc trong tương lại.

Công nghệ tác động tới xu hướng văn phòng tương lai

Nhân viên hiện nay sử dụng rất nhiều các ứng dụng công nghệ khác nhau trong quá trình làm việc. Đối với nhiều văn phòng, email vẫn là phương pháp liên lạc, trao đổi thông tin chủ yếu. Tuy nhiên, điều này có thể thay đổi trong tương lai không xa. Antebi chia sẻ: “Trong năm năm tới, chúng tôi vẫn sử dụng một hộp thư nhưng nó sẽ có những tính năng hoàn toàn khác biệt so với email mà bạn vẫn thấy hiện nay. Có rất nhiều công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực công nghệ đang quan tâm đến thay đổi hình thức email truyền thống”. Antebi cũng tin rằng phần mềm trong kinh doanh sẽ phát triển để cung cấp trải nghiệm cá nhân hoá, thân thiện hơn cho những người dùng đầu – cuối.

“Có sự nhấn mạnh hơn trong việc thiết kế các nền tảng và công cụ của doanh nghiệp, cho phép nhân viên tương tác với đồng nghiệp và khách hàng thông qua các thiết bị, phần mềm ứng dụng từ khắp nơi trên thế giới. Phần mềm mới phải có sự đổi mới nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu tối thiểu của công việc cho người dùng”. Thay vì hàng tủ hồ sơ lưu trữ giấy tờ khổng lồ, toàn bộ thông tin được lưu  trữ dưới dạng dữ liệu trong máy tính. Từ định hướng kinh doanh đến xây dựng hệ thống quản lý: trí tuệ nhân tạo sẽ thay thế dần con người ở khắp mọi nơi. Đây là cách nó thay đổi kinh doanh.

Sự chuyển dịch của mô hình văn phòng tương lai

Trong những năm gần đây, rất nhiều công ty đã bắt đầu chuyển từ các văn phòng nhỏ và văn phòng khép kín truyền thống sang mô hình văn phòng mở. “Công nghệ hiện đại đang được sử dụng ở các tòa để tạo ra các văn phòng thông minh đã từng là ý tưởng khoa học viễn tưởng” John Michael, phó giám đốc của các kênh phân phối cho Herman Miller, Inc nói. Ông cũng chia sẻ: "Đang tham gia lực lượng lao động hiện nay bao gồm đủ các thế hệ. Từ thế hệ sinh ra và trưởng thành cùng với công nghệ đến các thế hệ truyền thống. Một không gian văn phòng mở sẽ khuyến khích những năng lược tích cực và sự sáng tạo trong nhân viên”.

Tuy nhiên, những người thuộc thế hệ Baby Boomer và thế hệ X đôi khi gặp khó khăn khi làm việc trong môi trường văn phòng mở vì họ đã quen những văn phòng truyền thống gắn với sự riêng tư. Một thiết kế văn phòng hoàn hảo trong tương lai sẽ bao gồm không gian cá nhân cho các cuộc họp quan trọng lẫn không gian làm việc nhóm, thảo luận.

Văn hóa hợp tác chi phối đến các thiết kế không gian văn phòng

Hợp tác đã trở thành văn hóa của nhiều công ty ngày nay vì nguyên nhân: môi trường làm việc hợp tác dẫn đến năng suất và sự sáng tạo. Antebi cho biết: "Sự cộng tác mang lại lợi ích theo cấp số nhân, tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ và sử dụng thông tin lẫn nhau. Hơn nữa, hợp tác làm cho nhân viên cảm thấy gắn bó hơn với đồng nghiệp và công ty của họ. Cho phép họ xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa nhằm nâng cao cuộc sống của họ cả về mặt chuyên môn và cá nhân”. Michael cũng lưu ý, một không gian mở có thể thích ứng với hoạt động của nhóm và đi đôi với văn hóa hợp tác. Bạn nên “hiểu rõ về nhu cầu luồng công việc và nhu cầu cá nhân của nhân viên. Khi mọi người thấy rằng ý tưởng của họ có giá trị và được sử dụng, nó mang đến một kết quả tốt hơn”.