Nói đến con người Nhật Bản là nói đến sự ngăn nắp, gọn gàng và phong cách làm việc hết công suất. Sự nổi tiếng đó không phải là một cách ngẫu nhiên mà có, mà đó là cả một quá trình áp dụng những nguyên tắc trong công việc của người Nhật. Đó chính là nguyên tắc 5s, nguyên tắc này được thực hiện lần đầu tiên là ở Toyota và nó nhanh chóng được lan rộng ra khắp nơi bởi tính hữu ích rất lớn mà nó mang lại cho các công ty, các doanh nghiệp.
Điều tuyệt vời mà nguyên tắc 5s mang lại trong văn phòngTính đến nay, nguyên tắc 5s đã được áp dụng ở rất nhiều công ty lớn trên thế giới và đã rất thành công trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Hôm nay AFA Design sẽ giúp bạn tìm hiểu tất tần tật về các nguyên tắc này để áp dụng nó vào trong công việc với bài viết dưới đây “Điều tuyệt vời mà nguyên tắc 5s mang lại trong văn phòng”
Nguyên tắc 5s là gì?
-Nguyên tắc 5s là một phương pháp quản lý công việc được bắt nguồn từ Nhật Bản.Nguyên tắc này thường được ứng dụng vào công việc và các công ty để làm cơ sở cho các hệ thống quản lý đạt được chất lượng tốt.-Theo ý nghĩa trong tiếng Nhật, 5s có nghĩa là: Seiri (Sàng lọc) - Seiton (Sắp xếp) - Seiso (Sạch sẽ) - Seiketsu (Săn sóc) và cuối cùng là Shitsuke (Sẵn sàng).-5s mang mục đích chính là để loại bỏ sự lãng phí trong công việc, nhằm giảm thiểu đi các hoạt động không gia tăng giá trị công việc. Bên cạnh đó, nó còn cung cấp một môi trường làm việc được cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và đảm bảo chất lượng.
Điều tuyệt vời mà nguyên tắc 5s mang lại trong văn phòngNguyên tắc 5s có ý nghĩa như thế nào?
Seri (Sàng lọc)
Nguyên tắc đầu tiên là xem xét, sàng lọc – phân loại và lựa chọn các món đồ vật theo các nhóm:+Nhóm thường xuyên sử dụng.+Nhóm ít sử dụng.+Nhóm rất ít sử dụng nhưng không thể bỏ.+Nhóm không cần thiết, cần phải bỏ ngay.Theo nguyên tắc cần loại bỏ ngay những món đồ không cần thiết và ưu tiên tuyệt đối vào nhóm thường xuyên sử dụng.
Seiton (Sắp xếp)
Nguyên tắc này là bày trí và sắp xếp các món đồ, vật dụng một cách hiệu quả theo các tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.+Nhóm thường xuyên sử dụng thì đặt gần vị trí làm việc dễ lấy+Nhóm ít sử dụng hơn thì đặt vào tủ, vị trí dễ nhớLưu ý: các món đồ và vị trí của đồ vật nên được đánh dấu bằng các con số để mọi người trong công ty đều nắm rõ hoặc cũng có thể dùng những màu sắc khác nhau cho việc này.
Điều tuyệt vời mà nguyên tắc 5s mang lại trong văn phòngSeiso (Sạch sẽ)
Nếu là lần đầu tiên thực hiện nguyên tắc 5s, chúng ta sẽ làm bước dọn vệ sinh văn phòng công ty trước rồi mới sắp xếp các món đồ lại.Sau đó sẽ là dọn dẹp và bày trí lại nơi làm việc, máy móc cũng như trang thiết bị. Đừng để văn phòng bị dơ quá rồi mới dọn.
Seiketsu (Săn sóc)
Săn sóc hay nói rõ hơn chính là duy trì các tiêu chí chuẩn mực về sạch sẽ và ngăn nắp như:+Lên lịch định kỳ vệ sinh+Đặt ra các tiêu chuẩn để chuẩn hóa 3 nguyên tắc 5s đầu tiên.Nguyên tắc thứ 4 trong 5s ra đời để nhạc nhở chúng ta luôn luôn phải kiểm tra và duy trì đều đặn 3 nguyên tắc đầu. Việc làm này sẽ giúp cải tiến dần những tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện nguyên tắc thứ 5.
Shitsuke (Sẵn sàng)
Sẵn sàng có nghĩa là rèn luyện và tạo nên một thói quen, nề nếp cũng như tác phong của mọi người trong việc thực hiện 5 nguyên tắc.Đây có thể được xem là nguyên tắc khó nhất trong 5s. Vì 5s sẽ không thể thành công nếu không có nhân viên yêu thích và chưa hiểu về 5s.Đây cũng là một nguyên tắc quan trọng để xây dựng được một môi trường làm việc chuyên nghiệp.Hãy giúp nhân viên hiểu nguyên tắc 5s và cách thực hiện nó, hãy khen thưởng cũng như tuyên dương những cá nhân nhân viên xuất sắc.Và quan trọng hơn hết là những người lãnh đạo cần làm gương để mọi người noi theo. Đó chính là một môi trường làm việc đạt được sự “sẵn sàng”.
Nguyên tắc 5s được áp dụng trong công việc thực tiễn như thế nào?
Seiri - tổng vệ sinh, sàng lọc, phân loại và lựa chọn
Điều trước tiên bạn cần làm là tổng vệ sinh khu vực làm việc của mình, sau đó sàng lọc và phân loại các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc.Bạn có thể liệt kê ra giấy rồi sau đó mới sàng lọc và phân loại. Nguyên tắc đầu tiên đơn giản là “Không cần giữ những gì mà chúng ta không cần đến!”.
Điều tuyệt vời mà nguyên tắc 5s mang lại trong văn phòngSeiton - bày trí lại các không gian
Sau bước đầu tiên là sàng lọc và phân loại thì đến bước này, mọi đồ đạc cần được sắp xếp vào đúng vị trí của nó.Dựa trên tần suất sử dụng chúng ta sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất:+Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc.+Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.Có thể sáng tạo bằng cách dùng màu sắc để phân biệt các đồ đạc trong từng khu vực, chẳng hạn như khu vực ăn uống – nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau.
Seiso - giữ vệ sinh và kiểm tra
Bạn cần lên kế hoạch cho việc kiểm tra cũng như vệ sinh các khu vực thường xuyên để có thể duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ nhất. Bởi lẽ sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản nâng cao chất lượng công việc.
Điều tuyệt vời mà nguyên tắc 5s mang lại trong văn phòngSeiketsu – săn sóc, duy trì tiêu chuẩn
Các công việc ở 3 bước trên cần xác định được tiêu chuẩn và làm cho chúng trở nên trực quan giúp nhân viên dễ dàng nhận biết.
Shitsuke – sẵn sàng thực hành
Thường thấy đây là một bước khá khó khăn bởi các nhân viên thường không muốn tuân thủ theo quy củ nhất định.Để thực hiện được nguyên tắc thứ 5 này, chúng ta cần phải:+Củng cố các thói quen thông qua các hoạt động hàng ngày.+Tiến hành đào tạo và tự đào tạo các quy trình làm việc cho nhân viên.Để thực hiện nguyên tắc 5s thành công, hãy áp dụng chúng ngay từ những bước nhỏ tại bàn làm việc ở nhà cho đến cả nơi làm việc trong công ty của bạn. Tất cả đều có thể thành công nếu như bạn quyết tâm để làm cho mọi thứ được tốt hơn và đẹp hơn.AFA DESIGNWebsite: https://afa.com.vnĐịa chỉ: phòng 2009, tòa nhà Euro Window, 27 Trần Duy Hưng, Hà NộiHotline: 0915075858Tel: 02435571385Email: info@afa.com.vn
