Thiết kế văn phòng chinh phục người khó tính

Nếu muốn thiết kế văn phòng truyền tải sự tinh tế và chuyên nghiệp, AfA Design khuyên nên chọn những màu tối, phong phú kết hợp với những đường thẳng rõ ràng. Hay với cảm giác vui vẻ và sáng tạo hơn thì tone màu sắc tươi sáng, hào nhoáng kết hợp với các hình in rối và đường cong sẽ là phương án tối ưu.

Vậy lựa chọn phong cách thiết kế nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Chỉ có bạn mới có thể trả lời câu hỏi đó.  

Chuẩn bị và lập kế hoạch

Việc đầu tiên là chuẩn bị và lập kế hoạch trước khi quyết định thay đổi diện mạo của không gian văn phòng. Xác định những gì hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn - có thể khác với những gì các doanh nghiệp khác đang làm - sẽ thu được lợi ích từ những yếu tố vô hình như năng suất, sự gắn kết, sự tập trung và sự năng động của nhóm được cải thiện.

Dưới đây là cách khám phá thiết kế văn phòng hoàn hảo cho nhóm hai người hoặc 200 người.

1) Quan sát cách nhân viên sử dụng không gian làm việc

Cách tốt nhất để tìm ra thiết kế và bố trí văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn là quan sát khả năng sử dụng không gian làm việc của nhân viên.

Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:

• Nhóm sử dụng không gian hiện tại của họ như thế nào?

• Đâu là không gian được sử dụng nhiều nhất?

• Những trở ngại trong văn phòng kết nối là gì?

• Điều gì có tác dụng trong thiết kế văn phòng hiện nay?

• Không gian nào không hoạt động?

• Không gian làm việc nhóm có thực hiện thường xuyên không?

Đối với câu hỏi cuối cùng này, đừng ngại hỏi trực tiếp nhóm của bạn xem họ muốn gì trong không gian văn phòng. Họ là những người sử dụng nó hàng ngày và có thể sẽ đưa ra một số gợi ý hay về cách cải thiện thiết kế.

2) Thiết kế có tính đến văn hóa công ty

Doanh nghiệp của bạn có văn hóa công ty độc đáo riêng, khác với văn hóa công ty của mọi doanh nghiệp khác. Một thiết kế văn phòng hiệu quả sẽ nhận ra và tôn vinh những khác biệt đặc biệt này theo cách riêng của bạn.

Những đặc điểm xác định này mang lại nét đặc trưng cho doanh nghiệp của bạn và giúp thu hút — và giữ chân — khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và nhân tài hàng đầu. Một thiết kế văn phòng củng cố văn hóa công ty của bạn thậm chí có thể nâng cao tinh thần đồng đội trong doanh nghiệp của bạn.

Để xác định văn hóa công ty của bạn, hãy cho nhân viên đánh giá nếp sống của doanh nghiệp bằng các từ ngữ và hình ảnh, tính cách mà bạn muốn doanh nghiệp của mình truyền tải. Sau đó thiết kế không gian văn phòng của bạn cho phù hợp.

3) Một thiết kế không phù hợp với tất cả

Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau. Trên thực tế, mỗi nhóm trong một doanh nghiệp đều khác nhau. Mỗi người đều hoạt động theo cách riêng của họ. Điều đó có nghĩa là cách tiếp cận chung cho thiết kế văn phòng không hiệu quả trong hầu hết các trường hợp.

Ví dụ: một số nhóm làm việc tốt hơn khi họ có vài giờ yên tĩnh mỗi ngày. Phòng làm việc hoặc không gian làm việc bán riêng tư có thể phục vụ tốt cho bạn trong trường hợp này.

Tuy nhiên, các cuộc họp cần liên lạc thường xuyên thì cần một không gian tiện nghi hơn, phục vụ cho việc trao đổi thông tin như họp nội bộ, họp online với khách hàng. Việc cô lập những cá nhân này - ngay cả với những thứ cơ bản như phòng làm việc - sẽ làm gián đoạn động lực đó.

Vì vậy, những gì hiệu quả với một doanh nghiệp hoặc một nhóm sẽ không hiệu quả với một doanh nghiệp hoặc một nhóm khác. Bạn phải xác định các biến số ảnh hưởng đến nhóm của bạn nhiều nhất.

4) Phân bổ không gian làm việc cho từng cấp

Các mô hình thiết kế văn phòng trước đây phân bổ không gian dựa trên chức danh. Chủ tịch và phó chủ tịch của công ty có văn phòng lớn nhất. Nhân viên bán hàng cấp cao có văn phòng nhỏ hơn, người quản lý có văn phòng nhỏ hơn.

Và cứ thế, xuống cấp nhân viên có thể chỉ có không gian làm việc ít hơn

Tuy nhiên, trong những năm gần đây, tình thế đang thay đổi. Các doanh nghiệp đang nhận ra rằng việc phân bổ không gian dựa trên thời gian một người ở văn phòng sẽ hiệu quả hơn chứ không phải chức danh của họ.

Trên thực tế, quản lý cấp cao có thể dành nhiều thời gian ở bên ngoài văn phòng hơn là ở trong văn phòng, vì vậy không gian làm việc của họ bị lãng phí phần lớn thời gian trong ngày.

Theo như chia sẻ của một kỹ sư thường dành 80, 90 hoặc thậm chí 10% thời gian trong ngày ở văn phòng để làm việc cho nhiều dự án khác nhau. Họ cần một không gian làm việc rộng rãi hơn những nhân viên bán hàng, những người phải họp hành 75% thời gian.

5) Suy nghĩ lại về các công nghệ thiết yếu

Thiết kế văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc phần lớn vào các công nghệ thiết yếu mà nhân viên sử dụng thường xuyên.

Ví dụ, công nghệ có dây hạn chế việc di chuyển của nhân viên và giữ họ ở một nơi trong hầu hết thời gian trong ngày. Mặt khác, công nghệ không dây cho phép nhân viên di chuyển từ nơi này sang nơi khác mà không bị hạn chế. Hay việc sử dụng máy chiếu trong các cuộc họp cũng cần được bố trí phù hợp, tránh trường hợp máy chiếu được bố trí ở khu nhân viên khó nhìn thấy, hoặc không nằm trong phòng họp.

Mặc dù cuộc tranh luận giữa có dây và không dây là một trong những vấn đề lớn nhất mà bạn sẽ gặp phải, nhưng các công nghệ khác cũng sẽ có tác động đáng kể đến doanh nghiệp của bạn. Điều quan trọng là xác định các công nghệ thiết yếu có ảnh hưởng đến nhóm nhân viên làm việc.

Trong quá trình này, đừng ngại suy nghĩ lại về cách doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng các công cụ cần thiết trong tương lai. Khi lên kế hoạch cho một sự thay đổi như vậy, bạn sẽ khiến việc thiết kế không gian làm việc hoàn hảo trở nên dễ dàng và đơn giản hơn.

6) Đặt sự hợp tác lên hàng đầu

Khi lập kế hoạch thiết kế văn phòng mới, hãy đặt sự hợp tác lên hàng đầu trong danh sách các yếu tố “phải có”. Hợp tác là mô hình mới trong kinh doanh — và vì lý do chính đáng để hoạt động hiệu quả.

Nhiều công ty start-up thường bắt đầu trong một căn phòng nhỏ, có thể là nơi vừa ở vừa làm việc để tiết kiệm chi phí. Việc gặp gỡ đối tác của những startup này thường ngay tại văn phòng hoặc có thể bên ngoài, thậm chí là gặp tại công ty của đối tác. Với họ, họ ưu tiên những không gian văn phòng tối giản nhất, văn phòng đa chức năng với tường, cửa và vách ngăn.

Với các công ty có nguồn lực, thì họ sẵn sàng chi tiền vào thiết kế không gian làm việc tại văn phòng. Với họ, sự tiện nghi, thoải mái sẽ giúp cho việc trao đổi thuận lợi hơn. Một yếu tố khác nữa khiến các ông chủ chấp nhận bỏ ra một khoản tiền để đầu tư chính là nâng cao nhận diện thương hiệu trong tâm trí đối tác.

7) Thiết kế văn phòng của bạn dựa trên các hoạt động

Khi bạn quan sát nhân viên của mình, hãy ghi lại những hoạt động chính họ thực hiện mỗi ngày.

Nhân viên của bạn có thể kiểm tra email và thư thoại trước tiên khi đến nơi. Từ đó, họ chuyển sang một cuộc họp nhóm đầy đủ. Sau đó, họ có thể chia thành các nhóm nhỏ hơn để thực hiện một dự án và cuối cùng, làm việc một mình một thời gian trước khi nghỉ trưa.

Sử dụng các hoạt động chính này để thiết kế không gian văn phòng đáp ứng nhu cầu riêng của nhóm bạn. Từ đó sẽ có rất nhiều cách để biến khu vực làm việc nhỏ nhất trở nên linh hoạt hơn để nhân viên có thể điều chỉnh không gian cho phù hợp với hoạt động hiện tại của họ.

Lời khuyên để thiết kế văn phòng đầy cảm hứng

1) Cung cấp nhiều lựa chọn về chỗ ngồi và bàn làm việc

Khi xem xét thiết kế văn phòng của bạn, hãy lên kế hoạch cho nhiều lựa chọn chỗ ngồi và bàn làm việc. Ghế công thái học, ghế đẩu, ghế dài, bàn có thể điều chỉnh độ cao, bàn cafe và bàn chung đều là những lựa chọn tuyệt vời để đưa vào không gian làm việc của bạn.

Những lựa chọn này có vẻ không phải là một sự cân nhắc quan trọng, nhưng chúng thực sự là như vậy. Đặc biệt là hiện nay các chuyên gia y tế đã nhận ra những tác động tiêu cực đến sức khỏe của việc ngồi trong thời gian dài mỗi ngày. 

Đưa cho bạn đội lựa chọn làm việc ở nhiều vị trí khác nhau và họ sẽ hạnh phúc hơn, khỏe mạnh hơn, sáng tạo hơn và năng suất hơn.

2) Ẩn sự lộn xộn của dây

Công nhân hiện đại dựa vào các thiết bị điện tử để hoàn thành công việc của họ. Dây cấp nguồn và sạc cho máy tính bảng, máy in, máy photocopy, máy tính xách tay, màn hình và điện thoại có thể bị lộn xộn nghiêm trọng không gian làm việc và cản trở năng suất.

Kết nối không dây là một giải pháp tuyệt vời. Nhưng đối với những thiết bị chưa cắt dây, hãy tìm cách sắp xếp ngăn nắp và tránh xa tiếng gầm gừ đó. Nếu có thể, hãy giấu dây điện trên tường, trên sàn hoặc dọc theo phía sau đồ nội thất. 

3) Chọn ánh sáng tự nhiên

Đã qua rồi cái thời xếp hàng nối tiếp hàng đèn huỳnh quang trắng. Bây giờ chúng ta biết rằng cơ thể con người phản ứng tốt hơn với ánh sáng tự nhiên. Cái đó ánh sáng tự nhiên cải thiện tâm trạng của các thành viên trong nhóm của bạn và giúp họ tập trung và làm việc hiệu quả trong thời gian dài hơn. 

Mặc dù không thể đặt cửa sổ ở mọi văn phòng, nhưng bạn có thể trang bị cho không gian làm việc của mình những loại đèn phát ra bước sóng nhẹ nhàng hơn. Khai thác sức mạnh của ánh sáng tự nhiên bằng cách tận dụng các tùy chọn chiếu sáng có sẵn trên thị trường ngày nay.

Các công nghệ mới cho phép ánh sáng văn phòng tự động thay đổi từ màu xanh lục và xanh lam mát hơn vào buổi sáng sang màu vàng và đỏ ấm hơn vào buổi chiều. Điều này cho phép bạn thay đổi nhiệt độ màu của đèn văn phòng để mô phỏng những gì diễn ra ngoài trời.

4) Phá bỏ các bức tường

Khi lựa chọn thiết kế văn phòng của bạn ngành kiến trúc, hãy tránh xa những bức tường cao từ sàn đến trần hoặc thậm chí những căn phòng có vách ngăn nửa tường, bất cứ khi nào có thể. Thay vào đó, hãy chọn vách ngăn bằng kính - hoặc không có vách ngăn nào cả. Thiết kế văn phòng theo ý tưởng mở này thúc đẩy lực lượng lao động hợp tác và gắn kết.

Nếu bạn cần tạo ra một không gian riêng tư hơn, hãy cân nhắc việc lắp đặt gạch kính mờ hoặc một số vật liệu mờ đục khác. Các tùy chọn như thế này cho phép nhận được nhiều ánh sáng tự nhiên xung quanh trong khi vẫn mang lại cho bạn sự riêng tư cần thiết.

5) Truyền cảm hứng cho nhóm của bạn bằng màu sắc

Màu sắc buồn tẻ không có tác dụng khuyến khích sự sáng tạo và làm việc chăm chỉ. Đó là lý do tại sao văn phòng hiện đại thiết kế kết hợp màu sắc sống động vào tường, sàn, trần và đồ nội thất. 

Cho dù bạn đang sắp xếp các khu vực khác nhau theo một bảng màu nhất định hay chỉ đơn giản là rải rác các mảng màu xung quanh văn phòng, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các màu sắc tươi sáng khác nhau có thể tăng năng suất, khả năng sáng tạo và hạnh phúc tổng thể. 

6) Thiết lập không gian làm việc đa năng

Những chiếc bàn lớn trong thư viện cũ thường được sử dụng làm không gian làm việc linh hoạt. Họ cho phép thực hiện nhiều công việc khác nhau - từ viết lách, nghiên cứu đến vẽ - được thực hiện một mình hoặc theo nhóm khi có nhu cầu. 

Bạn có thể kết hợp khái niệm không gian làm việc đa năng tương tự vào thiết kế văn phòng hiện đại của mình để thúc đẩy mọi hình thức làm việc độc lập và hợp tác. 

Bạn không còn phải dành không gian cho một nhiệm vụ cụ thể nữa. Giờ đây, bạn có thể thiết kế không gian làm việc trong văn phòng của mình cho nhiều mục đích — từ làm việc nhóm nhanh chóng cho đến các nhiệm vụ nghiên cứu chăm chỉ.

7) Trang trí bằng nhiều loại vật liệu và kết cấu khác nhau

Chất liệu và kết cấu có thể có ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng công việc của nhóm bạn. Rất ít người muốn nhìn chằm chằm vào nhựa mịn màng, nhạt nhẽo cả ngày. 

Đó là lý do tại sao các nhà thiết kế văn phòng đang hướng tới việc sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau - từ gỗ thô đến vải mềm đến thạch cao có họa tiết và hơn thế nữa - trong khắp không gian làm việc. Những kết cấu này kích thích cảm giác năng suất và sức khỏe ở những người trải nghiệm chúng hàng ngày.

8) Thúc đẩy hợp tác với nội thất linh hoạt

Hợp tác là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp bạn, nghĩa là các khu vực làm việc hợp tác trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Họp lại với nhau và sau đó chia thành các nhóm nhỏ hơn sẽ giữ cho cảm hứng chảy. Nhưng việc tìm một không gian làm việc cho những nhóm nhỏ hơn có thể nhanh chóng giết chết cảm hứng sáng tạo. 

Để làm cho quá trình này dễ dàng hơn, hãy thiết lập các khu vực cộng tác của bạn với đồ nội thất mà bạn có thể dễ dàng di chuyển, cuộn lại, lồng, gấp lại hoặc phá vỡ hoàn toàn. Điều này mang lại cho nhân viên của bạn khả năng tập hợp lại với nhau sau cuộc họp nhóm để duy trì phiên động não tiếp tục.

9) Cộng đồng nuôi dưỡng với khu vực phòng chờ

Mặc dù một trạm làm việc nhỏ vẫn là một phần quan trọng trong ngày làm việc của nhân viên, nhưng công nghệ không dây cho phép nhân viên mang công việc của họ đến những không gian khác nhau. Khu vực tiếp khách được chỉ định mang lại bầu không khí thoải mái, thư giãn, nơi nhân viên có thể xây dựng cộng đồng, cộng tác và thư giãn trong khi tiếp tục thực hiện dự án hiện tại.

Việc bố trí khu vực tiếp khách gần - hoặc là một phần của - lối vào chính của văn phòng nơi đặt bàn tiếp tân cũng rất có lợi. Khi một người truy cập (có thể là khách hàng hoặc nhân viên tương lai) bước vào và xem tất cả hoạt động, họ sẽ ngay lập tức hiểu được hoạt động kinh doanh của bạn.

Không gian văn phòng lý tưởng

AfA Design biết cách thiết kế một văn phòng mà cả nhóm của bạn sẽ yêu thích. Mỗi không gian văn phòng chung của chúng tôi đều kết hợp tất cả 9 mẹo trong danh sách này.

Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc giúp tăng năng suất của nhóm, hãy cân nhắc đến những thiết kế của AfA Design . Khi làm việc tại văn phòng thiết kế cho chính mình, bạn sẽ được bao quanh bởi những thiết kế đặc biệt sẽ đưa tinh thần đồng đội của bạn lên một tầm cao mới.