Những Điều Cần Biết Khi Quyết Định Chuyển Văn Phòng

Mỗi khi mở một văn phòng mới hay chuyển văn phòng, số lượng đầu công việc vô cùng lớn và khó khăn nhất là tìm được một nhà thầu thiết kế, thi công ưng ý. Phần thông tin dưới đây sẽ giúp các nhân viên hành chính hay những người lần đầu phụ trách việc thuê và chuyển văn phòng có được cái nhìn tổng quát về tất cả các công việc khi chuyển văn phòng và những tiêu chuẩn giúp bạn chọn được nhà thầu thiết kế, thi công công trình cho văn phòng mình.

I. Giai đoạn chuẩn bị:

1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí: + Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê; + Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ; + Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới; + Các yêu cầu khác: Phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà v.v. Giai đoạn chuẩn bị càng kỹ lưỡng bao nhiêu, khi chuyển văn phòng càng suôn sẻ bấy nhiêu 2. Lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm: + Thiết kế và trang trí nội thất; + Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng; + Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan; + Di chuyển điện thoại internet; + Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần) 3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (Cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng). 4. Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp (Rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê). 5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn (short list) các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất, tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.  

II. Giai đoạn thực hiện:

  1. Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê của doanh nghiệp 2. Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán. 3. Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng 4. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Nên làm để thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp. 5. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại 6. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất 7. Giám sát thi công nội thất 8. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website v.v. 9. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng v.v. 10. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển 11. Di chuyển điện thoại, internet 12. Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần) 13. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên 14. Di chuyển sang văn phòng mới 15. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ