Sự chuyển dịch trong thiết kế văn phòng: văn phòng hôm nay, nơi làm việc ngày mai

Mỗi ngày ở văn phòng đều là một ngày tuyệt vời? Điều đó có thể không? Video “Văn phòng hôm nay, nơi làm việc ngày mai” sẽ cho bạn câu trả lời và cũng là điều mà nhiều văn phòng kiến trúc nội thất trên thế giới cũng như AFA Design đang làm. Chúng tôi thiết kế nơi làm việc tương lai thông qua sự kết hợp giữa các xu hướng hiện tại và những ý tưởng còn mãi theo thời gian. Trung tâm của tất cả các thiết kế đều xuất phát từ chính con người – những nhân viên văn phòng.

Cá nhân hóa không gian văn phòng, nhiệm vụ “bất khả thi”?

Chúng ta cùng thiết kế lại một không gian văn phòng làm việc văn phòng điển hình của thế kỷ công nghệ cho nhân viên văn phòng: 3699V2.

Thông tin định dạng cá nhân

• Tên: 3699V2
• Chức vụ: Nhân viên
• Nghề nghiệp: Bất kỳ
• Tuổi: 25-33
• Giới tính: Nam giới

Đặc điểm cơ bản: Yêu thích khoa học công nghệ, tính cách hướng ngoại, kỹ năng làm việc nhóm tốt, năng động, có khả năng làm được nhiều việc cùng một lúc.

Không gian văn phòng làm việc cá nhân hiện tại

Diện tích: 12,08 m2. Bao gồm các yếu tố cơ bản: bàn làm việc, vách ngăn/ tường, thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công việc (máy tính, máy in…), thiết bị văn phòng (tủ, hộc lưu trữ), lối giao thông.

Sự dịch chuyển không gian văn phòng từ không gian riêng sang không gian chung

Không gian thiết kế lại phục vụ nhu cầu hiện tại, đáp ứng yêu cầu tương lai

Mỗi cá nhân sẽ sở hữu không gian riêng và không gian chung trong tổng thể văn phòng. Trong đó không gian riêng tiêu chuẩn thông thường rơi vào khoảng 12,08 m2/ người. Bao gồm các yếu tố cơ bản: bàn làm việc, vách ngăn/ tường, thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công việc (máy tính, máy in…), thiết bị văn phòng (tủ, hộc lưu trữ), lối giao thông. Không gian chung bao gồm các khoảng không dành mở, khu vực pantry (nơi diễn ra các cuộc họp ngoài lề, nghỉ giải lao, nơi làm việc linh động), phòng họp (tích hợp với hệ thống công nghệ thông tin), khu vực làm việc đa năng (diễn ra các cuộc trao đổi, thảo luận nhóm),..

Để cụ thể hơn, chúng tôi đặt giả định mô hình một văn phòng điển hình với 72 nhân viên.

Mô hình văn phòng xưa: 24,62 m2 không gian riêng/ người và trung bình 0,56 m2 không gian hợp tác/ người.

Mô hình văn phòng tương lai: 17,84 m2 không gian riêng/ người và trung bình 4, 18 m2 không gian hợp tác, trao đổi/ người.

Có thế dễ dàng nhận thấy sự chuyển dịch từ không gian riêng thành không gian chung. Không gian làm việc cá nhân thu hẹp nhưng không bị gò bó do sự chuyển dịch của công nghệ cùng những thiết bị văn phòng thông minh, đa năng. Thay vì sử dụng bàn truyền thống, sử dụng bàn theo module, linh hoạt và được tích hợp với công nghệ. Chuyển từ máy tính để bàn sang màn hình treo giúp tiết kiệm diện tích mặt bàn. Sử dụng tủ đựng tài liệu dạng module, có thể tùy biến lắp ghép phù hợp với từng khối lượng lưu trữ khác nhau.

Bàn: thay vì bàn truyền thống, sử dụng bàn linh hoạt và tích hợp với công nghệ. Máy vi tính: chuyển sang màn hình treo tường, tiết kiệm diện tích mặt bàn. Ghế ngồi: chọn các thiết kế ghế ngồi thoải mái, chú trọng hỗ trợ phần lưng cho người sử dụng. Tủ lưu trữ thấp, dễ sử dụng, cho phép sắp xếp nhiều tài liệu cùng một lúc.

• Diện tích cá nhân: 17,84 m2/ người
• Không gian hợp tác, trao đổi: 4, 18 m2 / người

Trong khi đó, ở hiện tại:

• Diện tích cá nhân: 24,62 m2/ người
• Không gian trao đổi hợp tác: 0,56 m2

Diện tích: 6,79 m2. Bao gồm bàn làm việc, tường, đồ công nghệ, các vật dụng lưu trữ, giao thông. Trong đó:

Bàn: thay vì bàn truyền thống, sử dụng bàn linh hoạt và tích hợp với công nghệ. Máy vi tính: chuyển sang màn hình treo tường, tiết kiệm diện tích mặt bàn. Ghế ngồi: chọn các thiết kế ghế ngồi thoải mái, chú trọng hỗ trợ phần lưng cho người sử dụng. Tủ lưu trữ thấp, dễ sử dụng, cho phép sắp xếp nhiều tài liệu cùng một lúc.

Tất cả các thiết kế được lựa chọn dựa trên 2 tiêu chuẩn phù hợp với 3699V2: Tối giản và linh hoạt.

Do môi trường hợp tác và làm việc nhóm, các không gian gian khác gồm: phòng làm việc cá nhân, khu vực pantry (nơi diễn ra các cuộc họp ngoài lề, nghỉ giải lao, nơi làm việc linh động), phòng họp (tích hợp với hệ thống công nghệ thông tin), khu vực làm việc đa năng (diễn ra các cuộc trao đổi, thảo luận nhóm)

Với cách thiết kế như trên, văn phòng tương lai của một công ty với quy mô 72 người sẽ gồm:

• Diện tích cá nhân: 17,84 m2/ người
• Không gian hợp tác, trao đổi: 4, 18 m2 / người

Trong khi đó, ở hiện tại:

• Diện tích cá nhân: 24,62 m2/ người
• Không gian trao đổi hợp tác: 0,56 m2

Cùng một mức kinh phí đầu tư, thiết kế văn phòng tương lai sẽ tối ưu hóa công năng và diện tích. Diện tích cá nhân giảm nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu cá nhân trong công việc ở văn phòng nhờ các thiết kế nội thất thông minh. Tăng diện tích các khu vực phụ trợ, đáp ứng hoạt động nhóm, trao đổi.

Sự dịch chuyển công nghệ tác động đến không gian văn phòng

Ngày nay, gần một nửa công việc đang diễn ra chủ yếu ở bên ngoài không gian văn phòng. Công việc tương lai sẽ mang tính chất hợp tác nhiều hơn, trên tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội.

Theo số liệu thống kê xã hội học, có 4 thế hệ đang đồng thời tham gia lực lượng lao động chính: thế hệ truyền thống, thế hệ Babyboom, thế hệ X, thế hệ Y. Và dù thế hệ nào thì ba từ khóa gắn liền với môi trường lao động tương lai là: HỢP TÁC, SÁNG TẠO và LINH HOẠT.

Vậy nên, không bất ngờ khi thiết kế văn phòng tương lai tăng dần diện tích cho các khu vực phụ trợ làm việc nhóm, trao đổi thông tin: khu vực đa năng, phòng trao đổi… Ngay cả những nhân viên thường xuyên phải di chuyển từ nơi này đến nơi khác cũng cần phải có một văn phòng để trao đổi, chia sẻ ý tưởng. Một ý tưởng tuyệt vời luôn cần một bạn đồng hành để triển khai.

Các không gian văn phòng thay vì nhàm chán, buồn tẻ sẽ chú trọng đến việc thiết kế sao cho tạo cảm hứng sáng tạo cho nhân viên. Tất nhiên, các thiết kế văn phòng “đón đầu” tương lai cũng phải đặc biệt linh hoạt. Sự linh hoạt này do tác động của công nghệ thông tin.

Chu kỳ thay đổi của công nghệ là 2 năm. Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư mà cốt lõi của nó là công nghệ thông tin đang đạt được thành tựu có những đột phá như điện toán đám mây, thiết bị di động thông minh, trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn IoT (inernet vận vật). Điều này cho phép sự dịch chuyển văn phòng theo  xu hướng thiết kế mới. Nếu công nghệ thay đổi theo chu kỳ 2 năm thì chiến lược tổ chức thay đổi theo con số 3 năm và nhân sự thay đổi 8 năm. Trung bình, cứ 10 năm các văn phòng sẽ cần thiết kế lại một lần và 40 năm là vòng đời của một tòa văn phòng. Rõ ràng, để giải bài toán này, linh hoạt là đáp án duy nhất cho các thiết kế văn phòng để nó không bị thay thế hay “lỗi thời” quá sớm so với công nghệ.

Không gian văn phòng đã, đang thay đổi dịch chuyển.  Sự thay đổi đó bắt đầu từ vi mô đến vĩ mô, từ phần sàn của văn phòng nhỏ rồi đến tổng thể cả một tòa văn phòng. Văn phòng tương lai đáp ứng được sự thay đổi của công nghệ và phục vụ hoạt động sống của chính người “cư ngụ” trong nó. Văn phòng tương lai không chỉ  nơi để làm việc mà còn là chốn dành cho những dự định hợp tác.